VBA作成、Excel代行、経理代行の基礎知識

既存のマクロやVBAで困っているケースをご紹介します。
1番目は「マクロが何を実行しているのか、わらないこと」です。
代行業者では、マクロの解析をしてくれます。そして、どのような処理が行われているのかを説明してくれます。また解析によって、さらに良い方法を提案してくれます。

2番目は「数式や関数を最新の表やデータに合うように改変したいこと」です。
マクロだけではなくて、エクセルの数式や関数を精査して、希望に合うような計算式を構築してくれます。

3番目は「マクロを現在の業務に望ましいものに書き換えたいこと」です。
ソースにロックがかかっていないことが前提になりますが、解除できなくても解決する方法はあります。

こういったことは頻繁に起こっています。業務を担当していた前任者がエクセルに長けている場合は、大多数の単純処理業務を自動化させています。退職や人事異動でその人がいなくなると現場では困ってしまいます。転勤で部署変更の場合ならば問合せができます。しかし、退職されている場合は、そんなこともできません。

前任者と同じ程度のエクセルの知識やマクロの知識がある人材がいるならば問題はないです。引き継ぎをされていても、そこから仕事の内容はどんどんと変わってきます。自動化処理は最新の状況に合わせてアップデートしないと使い勝手が悪くなります。こういったときに代行業者に頼むと解決します。

エクセル2003以前のバージョンからアップグレードしたら動作しなくなることが頻発しています。

1番目は「画面の動作が変わってしまうこと」です。
ウインドウの管理方法が変わってしまったことが原因でしょう。ワークシートをアクティベート命令で制御している場合は、画面の切り替えが上手く動作しないケースがあります。

2番目は「画像を取り扱うプロセスでエラーが発生すること」です。
エクセルのバージョンによって使用できる図形関係のオブジェクト名が違っていたり、使用できる命令が違っていたりすることが原因になっているでしょう。

3番目は「突然、これまで出なかった警告やエラーメッセージがでること」です。
メッセージの内容やエラーがでる場合の操作内容を伝えることで原因を調べてくれます。

エクセルをバージョンアップすることは、よくあることです。そうすると、これまで動いていたマクロが動かなくなることはあります。まったく動かなくなることは珍しいですが、アラートが表示されることがあり、これまでとは違う動き方になる場合は多いです。

メッセージがでても作業に問題がなければ最後まで実行すればいいのです。しかし、何か気になるでしょう。特にエクセル2003以前のバージョンからアップデートする場合は要注意。エクセル代行業者にお願いしたら、原因を調べてうれて現在のエクセルに最適化されたコードに修正してくれます。

エクセルのひとつひとつの操作へのレスポンスが、もっさりしてくると仕事がはかどりません。エクセルの動作は問題なくてもマクロの動作が重いこともあります。エクセル代行業者に依頼すると、どこに原因があるのかを分析して、最適化してくれます。例えば、次のようなことがあります。

1番目は「シートに使用済みの領域が多すぎること」です。
エクセルのシートにデータの入力や削除をくり返していると、データがない領域まで使用済みになってことがあるのです。F5＞セルの選択＞データの最後で、最後の位置を確認できます。

2番目は、「画像や図形が多く貼り付けされていること」です。
改善策は不必要な画像や図形を全部削除することでしょう。非表示設定になっていたり極小サイズになっていたりする場合もあるので見落とさないようにしましょう。

3番目は「計算式・関数などの数式が多すぎること」です。
ひとつのセルに埋め込まれている数式があまりにも多いと、セル更新する場合に再計算されて時間がとられている可能性があります。

エクセルが重くなる理由は、これ以外にもありますが、大切なことは問題を切り分けることでしょう。特定のパソコンで遅くなるのか、どのパソコンでも同じかどうかです。エクセルのバージョンを最新にしたらどうでしょうか。特定の状況だけで重いのか、常に重いのかです。またファイルサイズが大きくなっている場合もあります。解決しないならば、エクセル代行業者に相談してみましょう。

表計算ソフトの代名詞となったエクセルですが、日常業務で利用されている人も多いでしょう。データ入力や集計や帳票の印刷などを毎回手作業していると面倒に感じることがあります。同じようなファイルが大量に存在していると管理ができなくなるほどです。

手順が決まっている定型業務・定型処理やシンプルな繰り返しの作業は、将来的にはAIがやるでしょう。パソコンがとっても得意としますし、人間が作業するよりも処理が性格ですし、処理速度も速いです。正直言いまして、単純な作業は人間が不得意です。

単純作業は、苦痛ですし、長時間になれば集中力が途切れてしまい、ミスの発生率が増えてきます。単純作業をパソコンに任せることで、空き時間ができ、その時間はもっとクリエイティブな時間になります。マクロやVBAを組むことで仕事が自動化できて楽ができることは知っていても、自分でやるとどうでしょうか。それなりの勉強をしなければなりません。そんな時間もないのが現状かも。その仕事を請け負ってくれるエクセル代行業者がいるのですね……。

1番目は「データに機密情報が入っていても外部に漏れることがないこと」です。
極秘情報が入っている場合には、外部委託することに躊躇があります。個人情報保護法もありますから、データの取扱は慎重にしなければならないのです。

そんな場合はダミーデータを入れることができれば問題は解決します。実際に運用しているデータをエクセル代行業者に提出する必要はありません。

2番目は「マクロやVBAを作成途中でも仕様を自由に変更できるし、開発後の修正も簡単にできること」です。
個人で作成する場合は、手探りで始めますから、仕様は徐々に固めていく感じのスタイルになります。しかし、仕事上で、そのような作り方は非効率です。自分が趣味で作るならば別にどれだけ時間をかけてもいいのです。試行錯誤をくり返すのが楽しみでもあります。場合によっては最初から再作成することもあります。

ですが、仕事で作る場合はコスト意識が必要です。できるだけ後戻りすることは避けたい！外部のエクセル代行業者に依頼する場合は、仕様を固めなければなりません。最後まで検討して依頼をしますから、検討するプロセスで気がつかなかった問題も見つかりやすいです。だからこそ、最初に仕様を決めることは大事ですね。自分でするよりもプロに依頼するほうが効率的なのです。

3番目は「外部に依頼しませんから外注費用がかからないこと」です。
自分で作り上げるならば開発費用はゼロです。ですが、実際に仕事の合間でプログラミングをします。本来の仕事を後回しにしてマクロを組むこともあるでしょう。実際には開発する時間はかかっています。これは人件費というコストになっています。

マクロやVBAに長けた人が作る場合よりも2倍も3倍も時間がかかります。難易度が低いならば不具合も少ないでしょう。しかし複雑なもので使い勝手が良いものをつくるならば外部のエクセル外注業者に依頼したほうが効率的な場合もあるのです。

簡単に言えば経理のアウトソーシングサービスのこと。会社の経理業務をまるごと請け負ってもらえます。フリーランスや立ち上げたばかりの会社では、自分達が兼務して経理をすることがありますが、経理の専門的な知識がありません。煩雑な経理業務をするとなると時間がかります。心理的な負担も大きく、本業に影響がでてきます。

経理担当者がいた場合でも不正の心配があったりミスが多かったり。経理代行サービスの場合は、経理担当者を雇うよりもコストが安いです。煩わしい経理業務を可視化して請け負ってくれるから安心なのです。

確定申告をする場合にも必要になる情報で経理において記帳業務はベースになります。日常業務で発生する入金と出金の記録を漏れることなく完全に記帳するのは、とっても煩雑で時間もかかります。経理代行サービス会社に依頼をすれば、必要書類（領収書・請求書・預金通帳のコピー）を預けるだけで記帳してくれるのです。経営状況も簡単に把握できるようになりますし、結果に修正があれば対処してくれます。

一般的な企業では掛取引をします。当然ながら売掛金・買掛金が発生します。後日回収しなければならない債券が売掛金。とりわけシビアな管理をしなければなりません。時効がありますから、いつ回収しても良いわけではありません。買掛金も長い間、そのままにしていると支払わないものとして収益と見なされます。税務調査で指摘されることもあるでしょう。売掛金や買掛金の管理を外注することで、思いもしていない損失を防止できます。

雇っている社員がいる場合は毎月、給与の計算をしなければなりません。間違ってしまうとモチベーションがダウンしますし不信感を与えてしまいます。間違いは許されません。会社内に経理担当者がいても、それぞれの社員の給与を知られるのは好ましくありません。経理代行サービス業者に依頼をすれば、勤怠情報や扶養家族の有無など社員の情報や会社の就業規則やタイムカードなどを提出すればOKです。それで正確な給与計算をしてくれます。

必要書類を預ければ1年分の記帳の代行・決算書書類・申請書作成・法人税申告までを代行し、書類提出までやってくれます。後日、控えや原本が郵送されてきます。法律的には、税理士事務所や税理士法人でなければ税務申告を代行することはできません。一度も訪問しないで依頼できる可能性があり、メールや電話や郵送で対応できます。

11月から12月は日常業務も忙しくなります。この時期にやらないといけないことが年末調整です。記帳や給与計算よりもさらに煩雑です。「扶養控除等申告書」「保険料控除等申告書」「生命保険料控除証明書」など「給与台帳」を提出すれば税理士事務所に外注できます。

必要な業務だけを外注できますが、すべて依頼すると効率的ですが、その場合は税理士事務所が依頼先になるでしょう。

VBA作成、Excel代行、経理代行の基礎知識をひととおり説明してきました。会社で出来ればいいのですが、マンパワーなどの理由でできなければプロの代行業者に任せることもありでしょう。これ以外にも、役立つ最新情報を随時別ページでご紹介しますので、参考にしてください。